Das Gesetz zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer vom 1. Juni 2017 (BGBl. 2017/I, S. 1396 ff.) enthält die rechtlichen Grundlagen für die Einrichtung und Führung des Elektronischen Urkundenarchivs. Darin ist geregelt, dass das Elektronische Urkundenarchiv die Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses sowie der elektronischen Urkundensammlung ermöglichen soll. 

Aus § 78h der Bundesnotarordnung (BNotO) ergibt sich, dass die Errichtung und der technische Betrieb der Bundesnotarkammer obliegen. Dabei handelt es sich um eine Aufgabe der mittelbaren Staatsverwaltung. Die Bundesnotarkammer stellt die technische Infrastruktur für den Betrieb des Elektronischen Urkundenarchivs zur Verfügung und gewährleistet die langfristige und sichere Speicherung der Urkunden. Sie hat allerdings keinen Zugriff auf die Dokumente, die im Elektronischen Urkundenarchiv verwahrt werden.

Die Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) enthält grundsätzliche Festlegungen zu den von den Notarinnen und Notaren zu führenden Akten und Verzeichnissen. Der Verordnung lässt sich u.a. entnehmen, welche Eintragungen im Urkundenverzeichnis und im Verwahrungsverzeichnis vorgenommen und welche Dokumente in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden müssen.

Das Elektronische Urkundenarchiv wird gemäß § 78 Abs. 1 BNotO durch Gebühren finanziert. Die zu erhebenden Gebühren sollen alle Kosten decken, die durch die Einrichtung und Inbetriebnahme des Elektronischen Urkundenarchivs, den Verwaltungsaufwand sowie die Personal- und Sachkosten entstehen. Alle Einzelheiten zu der Gebührenerhebung ergeben sich aus der Gebührensatzung für das Elektronische Urkundenarchiv (UA-GebS).

Gebührenpflichtig sind die Aufnahme von elektronischen Dokumenten in die elektronische Urkundensammlung sowie die Führung des Verwahrungsverzeichnisses (§ 1 UA-GebS). Für die Aufnahme eines elektronischen Dokuments in die elektronische Urkundensammlung wird pro Amtsgeschäft eine Gebühr in Höhe von 4,50 € erhoben. Wird lediglich eine Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen, beträgt die Gebühr 2,50 €. In beiden Fällen schuldet die Gebühr derjenige, der die Kosten für die jeweilige notarielle Amtshandlung trägt, also die Mandantin oder der Mandant, die bzw. der die Errichtung einer notariellen Urkunde beauftragt hat. Die Notarin oder der Notar nimmt die geschuldete Gebühr entgegen und leitet sie an die Urkundenarchivbehörde weiter.

Für die Führung des Verwahrungsverzeichnisses wird eine Gebühr in Höhe von 32,00 € pro eingetragener Verwahrungsmasse erhoben (§ 2 Abs. 3 UA-GebS). Diese Gebühr trägt die Notarin bzw. der Notar.