Das Elektronische Urkundenarchiv vereinfacht und beschleunigt die Arbeitsabläufe in den Notarbüros: Für die Erstellung von Ausfertigungen und Abschriften ist es nun nicht mehr notwendig, auf die Urschrift in Papierform zurückzugreifen. Sie können unmittelbar von dem in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten elektronischen Dokument erstellt werden.

Das Elektronische Urkundenarchiv entlastet langfristig Aufbewahrungskapazitäten in den Notarbüros sowie in den Notarkammern und Amtsgerichten: Die notariellen Dokumente werden für einen Zeitraum von 100 Jahren in der elektronischen Urkundensammlung aufbewahrt. Die Urkunden und Dokumente in Papierform müssen seit dem 1. Juli 2022 nur noch für 30 Jahre verwahrt werden. Demzufolge werden sich die aufzubewahrenden Papierdokumente kontinuierlich reduzieren.

Das Elektronische Urkundenarchiv ist ein wesentlicher Meilenstein auf dem Weg zur festen Verankerung des Elektronischen Rechtsverkehrs im deutschen Justizwesen: Digitale Verfahren sollen bei der notariellen Tätigkeit zur Vorbereitung und Abwicklung von Urkundsgeschäften wertvolle Unterstützung leisten. In diesem Sinne können die im Elektronischen Urkundenarchiv aufbewahrten elektronischen Urkunden und Dokumente auch zur sicheren Übermittlung an Gerichte und Behörden genutzt werden.

Das Elektronische Urkundenarchiv wird kontinuierlich weiterentwickelt, um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Folgende neue Funktionen könnten in Zukunft umgesetzt werden:

Ein besonders gesicherter Auskunftsbereich könnte das Elektronische Urkundenarchiv erweitern. Dieser würde mit den Akten anderer Stellen, wie den Grundbuchämtern, technisch verknüpft werden. Auf diese Weise könnte der Aufwand der Aktenübersendung und der doppelten Datenhaltung vermieden werden.

Zudem könnte das Elektronische Urkundenarchiv mit seinen hier hinterlegten Strukturdaten künftig zu einem Vollmachts- und Titelregister weiterentwickelt werden. Die Vorlage von Papierausfertigungen für Vollmachten oder Vollstreckungstitel wäre damit entbehrlich. Auch für die Vorbereitung von Zwangsvollstreckungen müssten keine Papierunterlagen mehr verwahrt werden.